교육을 준비하는 과정에는 많은 손이 들어갑니다. 연수원 가예약과 확정, 교육 프로그램 기획, 강사 가예약과 확정, 교재 주문, 현수막과 X배너 주문, 명찰 등의 교보재 준비, 체크리스트 작성, 오리엔테이션 자료 제작, 출석부 제작, 숙소배정표 제작, 만족도조사 양식 제작, 사진 촬영, 결과보고서 작성 등… 말로만 들어도 정신이 아득해집니다.
이 많은 요소를 다 챙겨서 무사히 교육 준비가 끝나면 우리는 잠시 숨을 돌리고, 교육 당일까지 다른 업무에 집중하다가 당일에 현장에 투입됩니다. 현장에서 모든 것을 대응할 수 있다는 마음가짐으로 말이죠. 하지만 막상 현장에서는 정말 예상치 못한 문제로 난항을 겪는 경우가 있습니다. 연수원 담당자의 터무니 없는 실수로 교육생들에게 피해가 간다든가, 내가 예약한 강의실에 이미 다른 회사가 교육을 진행 중이라든가 하는 이슈는 지금도 빈번하게 발생합니다. 모두 사람이 하는 일이기 때문에 어떤 실수든 충분히 발생할 수 있는 일입니다.
그렇다면 이런 예기치 못한 상황들은 어떻게 방지할 수 있을까요? 정답은 '아무도 믿지 말라'입니다. 나도 믿지 말고, 장비도 믿지 말고, 연수원 대관 담당자도 믿지 말아야 합니다. 언제 어디서든 문제가 생길 수 있다는 마음으로 철저히 준비해야 합니다. 아래 2가지 예시를 이야기로 풀어 보겠습니다.
💡 시간이 없다면 간단 요약 💡1. 지금 대관 담당자를 귀찮게 해야 미래의 내가 귀찮아지지 않는다 - 연수원 이용과 관련된 모든 사항을 담당자에게 재차 체크 요청하기
2. 모자란 것보다 차고 넘치는 것이 낫다 - 마이크 배터리가 꽉 차 있어도 여분 건전지는 최소 2세트 더 준비하기
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1. 대관 담당자를 귀찮게 해서라도 필요한 모든 사항 재차 점검하기
연수원을 대관하고 나면 현장에 도착하기 전까지는 아무 것도 직접 확인할 수 없습니다. 모든 것을 연수원 측 대관 담당자의 손에 맡긴 채로 교육을 준비하게 됩니다. 그러면 우리 선에서 챙길 수 있는 것은 무엇일까요? 바로 연수원 대관 담당자에게 연락하는 것입니다. 예기치 못한 상황의 발생을 최대한 막기 위해, 우리는 예측 가능한 모든 상황에 대비해야 합니다.
처음 대관 연락을 하여 강의장과 별도 행사 장소, 식수, 객실 등을 전달하고 나면 연수원에서 이메일로 견적서를 보내줍니다. 비용이 컨펌되고 나면 연수원에서는 예약 확정 사항을 공유해줍니다. 어느 조직이나 그렇지만 견적은 최초 버전에서 금액을 추가하는 것이 어렵습니다. 반대로 금액을 하향조정하는 것은 어렵지 않습니다. 그래서 최초 견적을 넉넉하게 잡는 것이 좋습니다.
예를 들어 교육생 정원이 20명인데 남여 비율과 참석자 명단이 파악되지 않은 상황이라면, 2인 1실 기준으로 13실 정도는 잡는 것이 좋습니다. 남자 교육생이 13명이고 여자 교육생이 7명인 경우 남자 객실은 7개, 여자 객실은 4개가 필요합니다. 거기에 담당자 객실 하나와 여분 객실을 하나 추가로 예약합니다.
이렇게 예약이 완료되고 나면 이용일 일주일 전까지는 변동 사항을 전달할 수 있습니다. 교육 인원이 확정되면 재차 연락하여, 변동 사항을 전달해야 합니다. 변동 사항이 없다고 해서 연락하지 않으면 안 됩니다. 예약 이후 시간이 많이 지났기 때문에 연수원 대관 담당자도 잊어버렸을 확률이 높습니다. 그래서 일주일 전 리마인드를 통해 대관 담당자가 재차 챙겨줄 수 있도록 확인하는 것이 좋습니다.
연수원 대관 담당자와는 교육 일주일 전부터 여러 번 통화해야 합니다. 시점에 따라 챙겨야 할 요소는 다음과 같습니다.
(1) 7일 전
① 강의장 예약확정 여부 확인 (다른 교육과 겹치지는 않는지)
② 로비 전자게시판에 송출될 교육명 확인 (잘못 나왔을 경우 수정 요청)
③ 식수 전달 여부 확인 (누락을 사전 예방하여 결식자 없도록) |
(2) 3일 전① 강의장 사진 받기 (책걸상 구성 확인하여 자리배치도 제작에 참고)
② 해당 교육 직전 일정 종료시점 확인하기 (세팅 요청 시에 참고)
③ 강의장 예약확정 여부 및 식수 전달 여부 재확인 |
(1) 1일 전① PC 세팅 점검 요청 (잘 켜지는지, 인터넷은 잘 되는지)
② 빔프로젝터 확인 요청 (잘 켜지는지, PC와 연결되는지, 음향 연결되는지, 색상은 잘 나오는지)
③ 스크린 확인 요청 (잘 내려가고 올라오는지)
④ 음향 확인 요청 (마이크는 2개 이상일 경우 모두 잘 되는지, 음량은 너무 크거나 작지 않은지,
조절 가능한지, 건전지는 얼마나 준비되어 있는지)
⑤ 냉·난방은 잘 되는지 (작동여부, 개별 작동 가능한지, 온도 조절되는지, 계절에 따라 냉방 또는 난방만 되는지)
⑥ 책상 배치는 잘 됐는지 (조별 배치, 등록대, 운영자 테이블 등) |
이렇게 담당자와 여러 번 통화해도 생각지도 못한 부분에서 누락이 발생할 수 있습니다. 하지만 충분히 챙길 수 있는 부분에서 놓치는 것과 그렇지 않은 부분에서 부득이하게 이슈가 생기는 것은 책임 소재가 달라 문제가 커질 수도 있으므로, 챙길 수 있는 부분은 놓치지 않고 모두 챙기는 것이 중요합니다.
2. 건전지도 믿지 마라! 넘치게 준비해서 만일의 상황 대비하기
교육장소에 도착하면 연수원 대관 담당자가 준비해준 강의장 세팅을 점검하게 됩니다. PC가 켜지는지, 빔프로젝터는 잘 되는지, 스크린은 잘 내려오는지, 마이크 음량은 적절한지, 마이크 배터리는 꽉 차 있는지, 여분의 배터리가 있는지, 냉·난방은 잘 되는지, 책상은 원했던 대로 배치되었는지, 교재는 잘 왔는지, 현수막과 X배너는 설치해주셨는지, 로비 게시판에 교육명이 잘 나오는지 등등… 한꺼번에 많은 요소를 점검해야 하므로 정신없는 오전을 보내게 됩니다.
일단 교육을 시작하고 나니 당초 기획에 따라 모든 것이 물 흐르듯 흘러갑니다. 강사의 매끄러운 진행에 따라 교육 시간도 흐르고, 교육생들도 교육에 집중하기 시작합니다. 그런데, 완충되어 있던 마이크 배터리가 모두 소모되어 갑자기 마이크가 안 나오기 시작합니다. 교육을 지켜보고 있던 운영자는 얼른 뛰어가서 완충된 다른 마이크로 교체해줍니다.
10초 정도의 정적이 교육생들의 집중을 살짝 흐트러 놓습니다. 조금만 더 늦었으면 큰일날 뻔했습니다. 다행히 금방 재개된 교육은 무사히 진행 중이고, 지금이 3시니까 오늘 6시에 끝날 때까지 여분의 완충된 마이크로 충분히 진행 가능할 것으로 예상됩니다.
강단 쪽을 확인해 보니 더 이상 남은 건전지가 없습니다. 혹시 몰라 시설팀에 전화해서 여분의 건전지를 3개 더 요청했습니다. 당연히 오늘 여분을 쓸 일은 없겠지만 만일의 상황을 대비한 철저한 준비 차원입니다. 건전지를 3개 받아서 1개는 쉬는 시간에 다른 마이크에 교체해 놓았습니다.
그런데 우려했던 상황이 터졌습니다. 완충 상태였던 마이크가 5시 20분에, 아주 애매한 시간에 배터리가 방전된 것입니다. 운영자는 눈이 휘둥그래져서 마이크를 바꿔드렸고, 마침 배터리를 교체해 놓은 마이크가 있어서 너무 다행이라고 생각했습니다. 만약 내가 건전지 여분을 받아 오지 않았다면 교육생들이 보다 더 긴 시간을 정적 속에 보냈을 걸 생각하니 심장이 철렁했습니다. 스스로의 교육 운영 디테일과 준비성에 뿌듯함을 느끼며 그렇게 1일차 교육을 잘 마무리했습니다.
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이처럼 혹시 모를 상황을 미리 준비하지 않는다면 언제 어떤 상황이 발생해도 이상하지 않습니다. 억울하게 생각할 수 있겠지만 결국 모든 것은 미리 챙기지 않은 나의 책임입니다. 고객과 교육생은 나를 이해해주지 않습니다. 최대한 완벽한 교육을 만들기 위해 메인 기획자이자 운영자인 내가 모든 것을 알고 대비해야 합니다.
마무리: 처음부터 끝까지 좋은 교육 운영으로 각인되는 법
교육 운영이란 담당자의 준비 정도에 따라서 조금 부족할 수도, 매우 뛰어날 수도 있습니다. 실수로 인해 고개 숙이는 담당자가 아니라 좋게 봐주심에 감사의 의미로 고개 숙이는 담당자가 되기 위해, 작은 실수 하나도 용납치 않는 면모를 보여 모두의 신뢰를 얻는 것이 중요합니다.
더로이그룹은 고객의 의도를 정확히 구현하는 디테일한 기획과 완성도 높은 운영을 통해 신뢰를 제공합니다. 우리는 고객이 기대하는 수준을 뛰어넘어, 더로이그룹에 맡기면 '더 깊이 고민하고, 더 정교하게 준비하고, 반드시 성공적인 결과를 만든다'는 신뢰를 구축하는 것을 목표로 합니다.
더로이그룹의 다른 면모가 궁금하시다면 버튼을 클릭하셔서, 교육현장에서 벌어지는 재미난 에피소드들을 통해 운영자의 삶을 들여다보세요. 긴 여정을 함께 해주심에 감사드리며, 더 좋은 콘텐츠로 찾아뵙겠습니다. 감사합니다.
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교육을 준비하는 과정에는 많은 손이 들어갑니다. 연수원 가예약과 확정, 교육 프로그램 기획, 강사 가예약과 확정, 교재 주문, 현수막과 X배너 주문, 명찰 등의 교보재 준비, 체크리스트 작성, 오리엔테이션 자료 제작, 출석부 제작, 숙소배정표 제작, 만족도조사 양식 제작, 사진 촬영, 결과보고서 작성 등… 말로만 들어도 정신이 아득해집니다.
이 많은 요소를 다 챙겨서 무사히 교육 준비가 끝나면 우리는 잠시 숨을 돌리고, 교육 당일까지 다른 업무에 집중하다가 당일에 현장에 투입됩니다. 현장에서 모든 것을 대응할 수 있다는 마음가짐으로 말이죠. 하지만 막상 현장에서는 정말 예상치 못한 문제로 난항을 겪는 경우가 있습니다. 연수원 담당자의 터무니 없는 실수로 교육생들에게 피해가 간다든가, 내가 예약한 강의실에 이미 다른 회사가 교육을 진행 중이라든가 하는 이슈는 지금도 빈번하게 발생합니다. 모두 사람이 하는 일이기 때문에 어떤 실수든 충분히 발생할 수 있는 일입니다.
그렇다면 이런 예기치 못한 상황들은 어떻게 방지할 수 있을까요? 정답은 '아무도 믿지 말라'입니다. 나도 믿지 말고, 장비도 믿지 말고, 연수원 대관 담당자도 믿지 말아야 합니다. 언제 어디서든 문제가 생길 수 있다는 마음으로 철저히 준비해야 합니다. 아래 2가지 예시를 이야기로 풀어 보겠습니다.
💡 시간이 없다면 간단 요약 💡
1. 지금 대관 담당자를 귀찮게 해야 미래의 내가 귀찮아지지 않는다
2. 모자란 것보다 차고 넘치는 것이 낫다
1. 대관 담당자를 귀찮게 해서라도 필요한 모든 사항 재차 점검하기
연수원을 대관하고 나면 현장에 도착하기 전까지는 아무 것도 직접 확인할 수 없습니다. 모든 것을 연수원 측 대관 담당자의 손에 맡긴 채로 교육을 준비하게 됩니다. 그러면 우리 선에서 챙길 수 있는 것은 무엇일까요? 바로 연수원 대관 담당자에게 연락하는 것입니다. 예기치 못한 상황의 발생을 최대한 막기 위해, 우리는 예측 가능한 모든 상황에 대비해야 합니다.
처음 대관 연락을 하여 강의장과 별도 행사 장소, 식수, 객실 등을 전달하고 나면 연수원에서 이메일로 견적서를 보내줍니다. 비용이 컨펌되고 나면 연수원에서는 예약 확정 사항을 공유해줍니다. 어느 조직이나 그렇지만 견적은 최초 버전에서 금액을 추가하는 것이 어렵습니다. 반대로 금액을 하향조정하는 것은 어렵지 않습니다. 그래서 최초 견적을 넉넉하게 잡는 것이 좋습니다.
이렇게 예약이 완료되고 나면 이용일 일주일 전까지는 변동 사항을 전달할 수 있습니다. 교육 인원이 확정되면 재차 연락하여, 변동 사항을 전달해야 합니다. 변동 사항이 없다고 해서 연락하지 않으면 안 됩니다. 예약 이후 시간이 많이 지났기 때문에 연수원 대관 담당자도 잊어버렸을 확률이 높습니다. 그래서 일주일 전 리마인드를 통해 대관 담당자가 재차 챙겨줄 수 있도록 확인하는 것이 좋습니다.
연수원 대관 담당자와는 교육 일주일 전부터 여러 번 통화해야 합니다. 시점에 따라 챙겨야 할 요소는 다음과 같습니다.
(1) 7일 전
② 로비 전자게시판에 송출될 교육명 확인 (잘못 나왔을 경우 수정 요청)
③ 식수 전달 여부 확인 (누락을 사전 예방하여 결식자 없도록)
(2) 3일 전
② 해당 교육 직전 일정 종료시점 확인하기 (세팅 요청 시에 참고)
③ 강의장 예약확정 여부 및 식수 전달 여부 재확인
(1) 1일 전
② 빔프로젝터 확인 요청 (잘 켜지는지, PC와 연결되는지, 음향 연결되는지, 색상은 잘 나오는지)
③ 스크린 확인 요청 (잘 내려가고 올라오는지)
④ 음향 확인 요청 (마이크는 2개 이상일 경우 모두 잘 되는지, 음량은 너무 크거나 작지 않은지,
조절 가능한지, 건전지는 얼마나 준비되어 있는지)
⑤ 냉·난방은 잘 되는지 (작동여부, 개별 작동 가능한지, 온도 조절되는지, 계절에 따라 냉방 또는 난방만 되는지)
⑥ 책상 배치는 잘 됐는지 (조별 배치, 등록대, 운영자 테이블 등)
이렇게 담당자와 여러 번 통화해도 생각지도 못한 부분에서 누락이 발생할 수 있습니다. 하지만 충분히 챙길 수 있는 부분에서 놓치는 것과 그렇지 않은 부분에서 부득이하게 이슈가 생기는 것은 책임 소재가 달라 문제가 커질 수도 있으므로, 챙길 수 있는 부분은 놓치지 않고 모두 챙기는 것이 중요합니다.
2. 건전지도 믿지 마라! 넘치게 준비해서 만일의 상황 대비하기
교육장소에 도착하면 연수원 대관 담당자가 준비해준 강의장 세팅을 점검하게 됩니다. PC가 켜지는지, 빔프로젝터는 잘 되는지, 스크린은 잘 내려오는지, 마이크 음량은 적절한지, 마이크 배터리는 꽉 차 있는지, 여분의 배터리가 있는지, 냉·난방은 잘 되는지, 책상은 원했던 대로 배치되었는지, 교재는 잘 왔는지, 현수막과 X배너는 설치해주셨는지, 로비 게시판에 교육명이 잘 나오는지 등등… 한꺼번에 많은 요소를 점검해야 하므로 정신없는 오전을 보내게 됩니다.
일단 교육을 시작하고 나니 당초 기획에 따라 모든 것이 물 흐르듯 흘러갑니다. 강사의 매끄러운 진행에 따라 교육 시간도 흐르고, 교육생들도 교육에 집중하기 시작합니다. 그런데, 완충되어 있던 마이크 배터리가 모두 소모되어 갑자기 마이크가 안 나오기 시작합니다. 교육을 지켜보고 있던 운영자는 얼른 뛰어가서 완충된 다른 마이크로 교체해줍니다.
10초 정도의 정적이 교육생들의 집중을 살짝 흐트러 놓습니다. 조금만 더 늦었으면 큰일날 뻔했습니다. 다행히 금방 재개된 교육은 무사히 진행 중이고, 지금이 3시니까 오늘 6시에 끝날 때까지 여분의 완충된 마이크로 충분히 진행 가능할 것으로 예상됩니다.
강단 쪽을 확인해 보니 더 이상 남은 건전지가 없습니다. 혹시 몰라 시설팀에 전화해서 여분의 건전지를 3개 더 요청했습니다. 당연히 오늘 여분을 쓸 일은 없겠지만 만일의 상황을 대비한 철저한 준비 차원입니다. 건전지를 3개 받아서 1개는 쉬는 시간에 다른 마이크에 교체해 놓았습니다.
그런데 우려했던 상황이 터졌습니다. 완충 상태였던 마이크가 5시 20분에, 아주 애매한 시간에 배터리가 방전된 것입니다. 운영자는 눈이 휘둥그래져서 마이크를 바꿔드렸고, 마침 배터리를 교체해 놓은 마이크가 있어서 너무 다행이라고 생각했습니다. 만약 내가 건전지 여분을 받아 오지 않았다면 교육생들이 보다 더 긴 시간을 정적 속에 보냈을 걸 생각하니 심장이 철렁했습니다. 스스로의 교육 운영 디테일과 준비성에 뿌듯함을 느끼며 그렇게 1일차 교육을 잘 마무리했습니다.
이처럼 혹시 모를 상황을 미리 준비하지 않는다면 언제 어떤 상황이 발생해도 이상하지 않습니다. 억울하게 생각할 수 있겠지만 결국 모든 것은 미리 챙기지 않은 나의 책임입니다. 고객과 교육생은 나를 이해해주지 않습니다. 최대한 완벽한 교육을 만들기 위해 메인 기획자이자 운영자인 내가 모든 것을 알고 대비해야 합니다.
마무리: 처음부터 끝까지 좋은 교육 운영으로 각인되는 법
교육 운영이란 담당자의 준비 정도에 따라서 조금 부족할 수도, 매우 뛰어날 수도 있습니다. 실수로 인해 고개 숙이는 담당자가 아니라 좋게 봐주심에 감사의 의미로 고개 숙이는 담당자가 되기 위해, 작은 실수 하나도 용납치 않는 면모를 보여 모두의 신뢰를 얻는 것이 중요합니다.
더로이그룹은 고객의 의도를 정확히 구현하는 디테일한 기획과 완성도 높은 운영을 통해 신뢰를 제공합니다. 우리는 고객이 기대하는 수준을 뛰어넘어, 더로이그룹에 맡기면 '더 깊이 고민하고, 더 정교하게 준비하고, 반드시 성공적인 결과를 만든다'는 신뢰를 구축하는 것을 목표로 합니다.
더로이그룹의 다른 면모가 궁금하시다면 버튼을 클릭하셔서, 교육현장에서 벌어지는 재미난 에피소드들을 통해 운영자의 삶을 들여다보세요. 긴 여정을 함께 해주심에 감사드리며, 더 좋은 콘텐츠로 찾아뵙겠습니다. 감사합니다.
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