우리는 매 순간 '선택'이라는 것을 하며 살아갑니다. 그리고 이것은 직장 내에서도 마찬가지입니다. 어떤 내용은 전화로 소통하는 것이 좋고, 어떤 내용은 문자로 소통하는 것이 좋고, 어떤 내용은 이메일로 소통하는 것이 좋습니다. 우리는 상황에 따라 한 가지 방법을 선택하여 타사 담당자와 소통합니다.
예를 들어 간단하고 빠른 의사결정은 무작정 보내 놓고 답변을 기다리기보다는 한두 마디 말이면 확인할 수 있기 때문에 전화가 어울립니다. 상대방의 메일을 모르거나 외근으로 통화 또는 메일 확인이 어려운 경우에는 문자로 소통하는 것이 좋습니다. 계약이나 비용, 일정과 같이 아주 중요한 내용을 소통할 때에는 이메일로 소통하는 것이 가장 좋습니다.
비즈니스 커뮤니케이션의 방법 중 가장 주로 사용되는 방법이 이메일인 만큼, 외부와 소통이 잦은 담당자들에게는 반드시 이메일 사용 숙련화가 필요합니다. 왜냐하면 이메일 작성의 퀄리티에 따라 담당자의 역량을 판가름하는 경우가 있기 때문입니다. 더 프로페셔널한 담당자로 보이기 위해 이메일을 더 짜임새 있고 명확하게 작성할 필요가 있습니다.
중요한 내용을 이메일로 소통하는 이유는 다음과 같습니다.
1) 소통 내용의 보관 목적 : 소통 내용의 휘발을 방지하고, 문서화하여 보관할 수 있습니다.
2) 내/외부 보고 목적 : 참조(Carbon Copy)를 걸거나 전달(Forward)을 통한 보고의 기능을 갖습니다.
3) 소통 채널 일원화 : 같은 사람과 여러 건으로 소통할 때 답장(Reply)을 통해 하나의 건에 집중할 수 있습니다.
이처럼 이메일은 다른 소통 창구들과 비교되는 유니크한 특성을 가지고 있습니다. 그렇다면 이 특성들을 100% 활용하기 위해서는 어떤 방식으로 활용하는 것이 좋을까요? 아래의 3가지로 알아보겠습니다.
💡 이메일로 최대한의 업무 효율을 끌어내는 법1. 업무 경과 보고 : 지난 보고 이후에 얼마나 진행되었는지 수치로 보고하기 2. 앞으로의 계획 보고 : 어떤 행동을 언제까지 할 것인지 구체적으로 보고하기 3. 상대방의 행동 유도 : 선택의 부담을 떠넘기지 않고 편하게 행동할 수 있게 하기 |
1. 지금까지의 업무 경과 보고: 한눈에 보기 쉽게 숫자로 표현하기
효율적으로 정보를 전달하는 이메일은 가장 먼저, 지금까지의 업무 진행 사항에 대한 보고로 시작합니다. 그리고 이는 담당자에게는 간단한 확인만을 요구하는 것이기 때문에 최대한 한 눈에 보기 쉽게 수치로 표현하는 것이 좋습니다. 예를 들어 보겠습니다.
(❌나쁜 예) 지난 번에 말씀 주신 강사 일정 확인 건은 거의 다 완료되었습니다.
(🔵 좋은 예) 지난 번에 말씀 주신 강사 일정 확인 건은 8명 중 6명 가능으로 응답 받았습니다.
먼저 '거의 다 완료'라는 표현은 상당히 애매모호하기 때문에 읽는 사람에 따라 다르게 해석할 수 있습니다. 상대방도 이 내용을 상부에 보고해야 할 수 있기 때문에, 정확히 몇 명 정도 완료되었는지 재질문을 할 가능성이 높습니다.
'8명 중 6명 가능으로 응답 받았습니다.'라고 표현하면 총 확인해야 하는 강사 수가 몇 명이며, 그 중에 몇 명이 일정이 가능하며, 어떤 방식으로 확인하였는지가 명확하게 표현되기 때문에 상대방이 읽고 후속 행동을 하기가 수월해집니다.
2. 앞으로의 업무 계획 보고: 구체적인 분량과 데드라인 설정하기
그 다음에는 어떤 후속 조치를 할지 알려야 합니다. 상대방 입장에서 '알아서 잘 챙기고 있구나'라는 느낌을 받을 수 있도록 먼저 추후의 계획을 설정하여 보고하는 것이 좋습니다. 예시로 알아보겠습니다.
(❌나쁜 예) 결과 자료를 금방 공유 드리겠습니다.
(🔵 좋은 예) 나머지 2명 강사의 일정 가능 여부도 금일 오후 4시까지 취합하여 공유 드리겠습니다.
'금방'이라는 표현도 똑같이 애매모호한 표현입니다. 금방이라 함은 5분 후가 될 수도 있고, 2시간 후가 될 수도 있고, 오늘 업무 종료 시각이 임박해서일 수도 있습니다. 상대방에게 해석의 여지를 남기는 단어는 사용을 지양하는 것이 좋습니다.
'나머지 2명 강사의 일정 가능 여부'라는 구체적인 분량과 '금일 오후 4시까지'라는 명확한 데드라인의 설정을 통해 담당자로 하여금 막연한 일정을 기다리지 않아도 되게 만들어주고, 알아서 잘 챙긴다는 느낌까지 줄 수 있으므로 일석이조입니다.
3. 상대방의 행동 유도: 선택할 필요 없이 행동에 옮기게 하기
마지막으로는 상대방이 어떤 행동을 하면 되는지 구체적인 지침을 주어야 합니다. 위의 2번 보고까지만 하고 메일 내용이 끝난다면 상대방은 '그래서 어떻게 하라고?'와 같은 반응을 보이게 됩니다. 이것은 상대방에게 후속 행동을 결정하도록 선택의 부담과 결과의 책임을 모두 전가하는 것이기 때문에, 상대방을 편하게 만들어주어야 합니다. 예를 들면 아래와 같습니다.
(❌나쁜 예) … 공유 드리겠습니다. (행동 요청 없음) … 감사합니다. (메일 끝맺음)
(🔵 좋은 예) … 첨부드리는 계약 서식 확인 후 날인하시어 내일 오전까지 스캔본 송부를 부탁 드리겠습니다.
후속 멘트가 없는 경우 상대방은 이제 앞으로 어떻게 해야 하는지 다시 한 번 생각하게 됩니다. 이는 바쁘게 업무를 쳐내야 하는 상황에 다소 부담으로 작용하기 때문에, 단지 공유만을 위한 메일이 아니라면 꼭 구체적으로 어떤 행동을 요청하는지 써서 보내는 것이 좋습니다.
'계약 서식 확인', '날인', '스캔본 송부'까지 3가지의 행동을 순서대로 나열함으로써 담당자가 어떻게 행동하면 되는지 지침을 주고, '내일 오전까지'라고 기한을 정함으로써 우선순위를 스스로 설정할 수 있게끔 여유를 주는 방식이 담당자로 하여금 편안함을 느끼게 합니다.
마무리: 이메일 한 통에 프로페셔널함을 어필하는 법
이메일은 비즈니스 커뮤니케이션에서는 아주 편하고 좋은 선택지입니다. 하지만 메일을 얼마나 짜임새 있게 작성하느냐에 따라 상대방의 시선이 달라질 수 있습니다. 작은 선택 하나가 담당자에게 부담을 줄 수도 있고, 편안함을 줄 수도 있습니다.
이메일을 작성할 때 먼저 지금까지의 업무 경과를 보고하고, 앞으로 취할 후속 행동을 공유하고, 상대방에게 구체적인 행동을 요청하는 3단 구조의 이메일을 작성한다면 상대방이 나를 보는 시선이 달라질 것입니다. 더로이그룹은 한 통의 이메일조차도 소중히 여기며 디테일한 부분에도 최선을 다하여 담당자를 편안하게 해주려 노력합니다.
더로이그룹은 고객의 의도를 정확히 구현하는 디테일한 기획과 완성도 높은 운영을 통해 신뢰를 제공합니다. 우리는 고객이 기대하는 수준을 뛰어넘어, 더로이그룹에 맡기면 '더 깊이 고민하고, 더 정교하게 준비하고, 반드시 성공적인 결과를 만든다'는 신뢰를 구축하는 것을 목표로 합니다.
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우리는 매 순간 '선택'이라는 것을 하며 살아갑니다. 그리고 이것은 직장 내에서도 마찬가지입니다. 어떤 내용은 전화로 소통하는 것이 좋고, 어떤 내용은 문자로 소통하는 것이 좋고, 어떤 내용은 이메일로 소통하는 것이 좋습니다. 우리는 상황에 따라 한 가지 방법을 선택하여 타사 담당자와 소통합니다.
예를 들어 간단하고 빠른 의사결정은 무작정 보내 놓고 답변을 기다리기보다는 한두 마디 말이면 확인할 수 있기 때문에 전화가 어울립니다. 상대방의 메일을 모르거나 외근으로 통화 또는 메일 확인이 어려운 경우에는 문자로 소통하는 것이 좋습니다. 계약이나 비용, 일정과 같이 아주 중요한 내용을 소통할 때에는 이메일로 소통하는 것이 가장 좋습니다.
비즈니스 커뮤니케이션의 방법 중 가장 주로 사용되는 방법이 이메일인 만큼, 외부와 소통이 잦은 담당자들에게는 반드시 이메일 사용 숙련화가 필요합니다. 왜냐하면 이메일 작성의 퀄리티에 따라 담당자의 역량을 판가름하는 경우가 있기 때문입니다. 더 프로페셔널한 담당자로 보이기 위해 이메일을 더 짜임새 있고 명확하게 작성할 필요가 있습니다.
중요한 내용을 이메일로 소통하는 이유는 다음과 같습니다.
1) 소통 내용의 보관 목적 : 소통 내용의 휘발을 방지하고, 문서화하여 보관할 수 있습니다.
2) 내/외부 보고 목적 : 참조(Carbon Copy)를 걸거나 전달(Forward)을 통한 보고의 기능을 갖습니다.
3) 소통 채널 일원화 : 같은 사람과 여러 건으로 소통할 때 답장(Reply)을 통해 하나의 건에 집중할 수 있습니다.
이처럼 이메일은 다른 소통 창구들과 비교되는 유니크한 특성을 가지고 있습니다. 그렇다면 이 특성들을 100% 활용하기 위해서는 어떤 방식으로 활용하는 것이 좋을까요? 아래의 3가지로 알아보겠습니다.
💡 이메일로 최대한의 업무 효율을 끌어내는 법
1. 업무 경과 보고 : 지난 보고 이후에 얼마나 진행되었는지 수치로 보고하기
2. 앞으로의 계획 보고 : 어떤 행동을 언제까지 할 것인지 구체적으로 보고하기
3. 상대방의 행동 유도 : 선택의 부담을 떠넘기지 않고 편하게 행동할 수 있게 하기
1. 지금까지의 업무 경과 보고: 한눈에 보기 쉽게 숫자로 표현하기
효율적으로 정보를 전달하는 이메일은 가장 먼저, 지금까지의 업무 진행 사항에 대한 보고로 시작합니다. 그리고 이는 담당자에게는 간단한 확인만을 요구하는 것이기 때문에 최대한 한 눈에 보기 쉽게 수치로 표현하는 것이 좋습니다. 예를 들어 보겠습니다.
먼저 '거의 다 완료'라는 표현은 상당히 애매모호하기 때문에 읽는 사람에 따라 다르게 해석할 수 있습니다. 상대방도 이 내용을 상부에 보고해야 할 수 있기 때문에, 정확히 몇 명 정도 완료되었는지 재질문을 할 가능성이 높습니다.
'8명 중 6명 가능으로 응답 받았습니다.'라고 표현하면 총 확인해야 하는 강사 수가 몇 명이며, 그 중에 몇 명이 일정이 가능하며, 어떤 방식으로 확인하였는지가 명확하게 표현되기 때문에 상대방이 읽고 후속 행동을 하기가 수월해집니다.
2. 앞으로의 업무 계획 보고: 구체적인 분량과 데드라인 설정하기
그 다음에는 어떤 후속 조치를 할지 알려야 합니다. 상대방 입장에서 '알아서 잘 챙기고 있구나'라는 느낌을 받을 수 있도록 먼저 추후의 계획을 설정하여 보고하는 것이 좋습니다. 예시로 알아보겠습니다.
'금방'이라는 표현도 똑같이 애매모호한 표현입니다. 금방이라 함은 5분 후가 될 수도 있고, 2시간 후가 될 수도 있고, 오늘 업무 종료 시각이 임박해서일 수도 있습니다. 상대방에게 해석의 여지를 남기는 단어는 사용을 지양하는 것이 좋습니다.
'나머지 2명 강사의 일정 가능 여부'라는 구체적인 분량과 '금일 오후 4시까지'라는 명확한 데드라인의 설정을 통해 담당자로 하여금 막연한 일정을 기다리지 않아도 되게 만들어주고, 알아서 잘 챙긴다는 느낌까지 줄 수 있으므로 일석이조입니다.
3. 상대방의 행동 유도: 선택할 필요 없이 행동에 옮기게 하기
마지막으로는 상대방이 어떤 행동을 하면 되는지 구체적인 지침을 주어야 합니다. 위의 2번 보고까지만 하고 메일 내용이 끝난다면 상대방은 '그래서 어떻게 하라고?'와 같은 반응을 보이게 됩니다. 이것은 상대방에게 후속 행동을 결정하도록 선택의 부담과 결과의 책임을 모두 전가하는 것이기 때문에, 상대방을 편하게 만들어주어야 합니다. 예를 들면 아래와 같습니다.
후속 멘트가 없는 경우 상대방은 이제 앞으로 어떻게 해야 하는지 다시 한 번 생각하게 됩니다. 이는 바쁘게 업무를 쳐내야 하는 상황에 다소 부담으로 작용하기 때문에, 단지 공유만을 위한 메일이 아니라면 꼭 구체적으로 어떤 행동을 요청하는지 써서 보내는 것이 좋습니다.
'계약 서식 확인', '날인', '스캔본 송부'까지 3가지의 행동을 순서대로 나열함으로써 담당자가 어떻게 행동하면 되는지 지침을 주고, '내일 오전까지'라고 기한을 정함으로써 우선순위를 스스로 설정할 수 있게끔 여유를 주는 방식이 담당자로 하여금 편안함을 느끼게 합니다.
마무리: 이메일 한 통에 프로페셔널함을 어필하는 법
이메일은 비즈니스 커뮤니케이션에서는 아주 편하고 좋은 선택지입니다. 하지만 메일을 얼마나 짜임새 있게 작성하느냐에 따라 상대방의 시선이 달라질 수 있습니다. 작은 선택 하나가 담당자에게 부담을 줄 수도 있고, 편안함을 줄 수도 있습니다.
이메일을 작성할 때 먼저 지금까지의 업무 경과를 보고하고, 앞으로 취할 후속 행동을 공유하고, 상대방에게 구체적인 행동을 요청하는 3단 구조의 이메일을 작성한다면 상대방이 나를 보는 시선이 달라질 것입니다. 더로이그룹은 한 통의 이메일조차도 소중히 여기며 디테일한 부분에도 최선을 다하여 담당자를 편안하게 해주려 노력합니다.
더로이그룹은 고객의 의도를 정확히 구현하는 디테일한 기획과 완성도 높은 운영을 통해 신뢰를 제공합니다. 우리는 고객이 기대하는 수준을 뛰어넘어, 더로이그룹에 맡기면 '더 깊이 고민하고, 더 정교하게 준비하고, 반드시 성공적인 결과를 만든다'는 신뢰를 구축하는 것을 목표로 합니다.
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